Télécharger modèle tableau Excel : Suivi des relances clients

Structure du tableau Excel pour le suivi des relances

Le tableau Excel proposé est conçu pour simplifier la gestion des relances clients. Voici les colonnes incluses :

• ID Client : Identifiant unique pour chaque client (ex. : CL001).

• Nom Client : Nom complet du contact principal.

• Entreprise : Nom de l’entreprise ou organisation.

• Email : Adresse email pour les relances.

• Téléphone : Numéro pour les appels ou SMS.

• Type de relance : Facture impayée, devis en attente, suivi commercial, etc.

• Date dernière relance : Date de la dernière action (format JJ/MM/AAAA).

• Statut : En attente, en cours, clos.

• Prochain contact : Date prévue pour la prochaine relance.

• Montant dû (€) : Montant en attente pour les factures impayées.

• Notes : Détails supplémentaires (ex. : méthode de relance, commentaires).

Ce tableau peut être importé dans Excel via le format CSV fourni, garantissant une mise en œuvre rapide et une personnalisation facile (ex. : ajout de filtres, tri par date).

Comment une secrétaire indépendante utilise ce tableau ?

Les secrétaires freelance via Under The Files exploitent ce tableau pour gérer les relances clients de manière professionnelle :

• Mise à jour régulière : Ajout des nouvelles relances et mise à jour des statuts (ex. : passage de “En attente” à “Clos” après paiement).

• Planification des actions : Organisation des relances par priorité (ex. : factures urgentes, devis proches de l’expiration).

• Communication client : Envoi d’emails, appels, ou SMS basés sur les informations du tableau.

• Conformité RGPD : Sécurisation des données clients via des outils numériques protégés.

Exemple : Une secrétaire gérant 30 relances mensuelles via ce tableau réduit le temps administratif d’une PME de 8 heures par mois.

Découvrez comment une assistante freelance peut optimiser vos relances, comme pour les avocats fiscalistes.

Tâches de relance confiées à une secrétaire indépendante

Les secrétaires indépendantes prennent en charge des missions clés pour alléger la gestion des relances clients :

1. Suivi des factures impayées

• Identification des factures en retard via le tableau Excel.

• Envoi de relances par email ou appels avec professionnalisme.

• Mise à jour du statut et du montant dû dans le tableau.

2. Gestion des devis en attente

• Suivi des devis envoyés et relance des clients pour validation.

• Coordination avec les équipes commerciales pour ajuster les offres.

• Archivage des réponses clients dans le tableau.

3. Coordination commerciale

• Planification des appels de suivi pour maintenir la relation client.

• Gestion des rendez-vous pour discuter des propositions commerciales.

• Enregistrement des interactions dans la colonne Notes.

4. Rapports et analyses

• Génération de rapports sur les relances (ex. : taux de conversion des devis).

• Analyse des délais de paiement pour optimiser les flux financiers.

• Partage des données avec les responsables via des exports Excel sécurisés.

Under The Files connecte les professionnels à des assistantes freelance expérimentées, comme pour les huissiers de justice.

Comment collaborer avec une secrétaire indépendante pour les relances clients ?

Under The Files simplifie l’engagement d’une assistante administrative en quatre étapes :

1. Identifier vos besoins : Définissez les tâches (ex. : relances factures, suivi devis) via un formulaire en ligne (5 minutes).

2. Découvrir des profils : Accédez à des secrétaires freelance spécialisées en gestion client, disponibles à distance.

3. Valider la collaboration : Signez un contrat et un NDA pour sécuriser vos données.

4. Démarrer la mission : Lancez la collaboration immédiatement, avec des ajustements flexibles selon vos besoins.

Under The Files garantit une mise en relation rapide, comme pour les notaires.

Étude de cas : Une PME à Reims optimisée par une secrétaire freelance

Mme Dubois, dirigeante d’une PME commerciale dans le quartier Clairmarais à Reims, passait 10 heures par mois à gérer les relances clients (factures impayées, devis en attente). En engageant une secrétaire indépendante via Under The Files et en utilisant le tableau Excel, elle a :

• Géré 25 relances factures, libérant 6 heures par mois.

• Suivi 15 devis en attente, augmentant le taux de conversion de 20 %.

• Archivé 30 interactions clients en conformité RGPD, réduisant les erreurs.

En trois mois, Mme Dubois a amélioré ses flux financiers et renforcé ses relations clients.

Précautions pour une gestion sécurisée des relances

Pour une gestion efficace des relances clients avec une secrétaire indépendante, adoptez ces pratiques :

• Confidentialité : Signez un NDA pour protéger les données clients.

• RGPD : Vérifiez que l’assistante utilise des outils sécurisés pour gérer le tableau.

• Clarté des tâches : Définissez les relances prioritaires et les délais dans le contrat.

• Test initial : Commencez par déléguer 5-10 relances pour évaluer la collaboration.

• Suivi régulier : Planifiez des points hebdomadaires pour vérifier les progrès via le tableau.

Under The Files connecte les professionnels à des assistantes respectant ces exigences, comme pour les experts-comptables.

Pourquoi choisir Under The Files pour le suivi des relances ?

Under The Files se distingue par une mise en relation rapide et sécurisée :

• Profils vérifiés : Secrétaires freelance expérimentées en gestion de relances clients.

• Rapidité : Trouvez une assistante en 48 heures.

• Sécurité : Contrats clairs et NDA pour chaque mission.

• Flexibilité : Ajustez les services sans engagement à long terme.

• Accompagnement : Suivi qualité pour une collaboration fluide.

Inscrivez-vous sur Under The Files pour transformer votre gestion des relances, comme le font les artisans !