Secrétariat à distance pour Centres de téléconsultation : trouvez votre assistante freelance en 2025

Nos assistantes freelances pour les centres de téléconsultation

Under The Files propose un réseau d’assistantes freelances spécialisées dans le secteur médical, familières avec les exigences des centres de téléconsultation, des plateformes numériques, et des normes strictes de confidentialité. Disponibles à distance à travers la France, elles maîtrisent les outils comme Doctolib, Maiia, ou Zoom pour une gestion fluide et sécurisée.

Les services proposés incluent :

• Télésecrétariat médical : Gestion des appels, agendas, et prise de rendez-vous en ligne.

• Gestion des dossiers patients : Saisie, archivage, et mise à jour des données médicales en conformité RGPD.

• Facturation et télétransmission : Préparation des factures et gestion des remboursements avec l’Assurance Maladie.

• Support administratif : Organisation des plannings, retranscription de comptes rendus médicaux.

• Coordination événementielle : Gestion des webinaires ou formations médicales en ligne.

• Suivi des échéances : Gestion des obligations administratives et fiscales.

Nos assistantes, basées à Paris, Lyon, Toulouse, ou d’autres régions, sont équipées pour des missions à distance avec des outils sécurisés, garantissant la protection des données médicales.

Avantages du secrétariat à distance pour les centres de téléconsultation

Faire appel à une assistante freelance via Under The Files offre des bénéfices concrets pour les centres de téléconsultation :

• Gain de temps : Libérez les médecins et le personnel pour se concentrer sur les consultations, réduisant le temps administratif.

• Flexibilité : Adaptez les services aux pics d’activité, comme les périodes de forte demande (ex. : hiver).

• Économies : Évitez les coûts fixes d’un salarié (charges sociales, bureau) tout en bénéficiant d’une expertise médicale spécialisée.

• Conformité RGPD et HDS : Les assistantes respectent les normes RGPD et l’hébergement des données de santé (HDS), crucial pour les dossiers patients.

• Expertise médicale : Les secrétaires maîtrisent les spécificités du secteur de la téléconsultation, comme la gestion des plateformes numériques.

Exemple : Un centre de téléconsultation déléguant 20 rendez-vous quotidiens gagne 6 heures par semaine, permettant aux médecins de traiter plus de patients.

Découvrez comment une secrétaire médicale à distance peut optimiser votre centre, comme pour les médecins généralistes.

Tâches à déléguer à une secrétaire indépendante

Une secrétaire freelance spécialisée prend en charge des missions essentielles pour les centres de téléconsultation :

1. Télésecrétariat médical

• Gestion des agendas : Planification des téléconsultations via des plateformes comme Doctolib ou Maiia.

• Réponses aux appels et emails : Communication professionnelle avec les patients, en respectant la confidentialité.

• Coordination : Gestion des échanges avec les pharmacies ou laboratoires pour les ordonnances.

2. Gestion des dossiers patients

• Saisie et archivage : Mise à jour des dossiers médicaux numériques en conformité RGPD et HDS.

• Préparation des documents : Gestion des certificats, attestations, et comptes rendus.

• Suivi des données : Vérification des informations patients pour une télétransmission fluide.

3. Facturation et télétransmission

• Émission des factures : Création des factures pour les consultations, compatibles avec la CPAM.

• Télétransmission : Gestion des remboursements via le système SESAM-Vitale.

• Relances : Suivi des paiements en retard avec tact, essentiel pour les centres à fort volume.

Exemple : Une assistante gérant 25 factures quotidiennes réduit la charge administrative d’un centre de téléconsultation de 4 heures par semaine.

4. Organisation événementielle

• Coordination de webinaires : Gestion des inscriptions pour des formations médicales en ligne.

• Planification d’événements : Organisation de sessions d’information pour patients ou professionnels.

• Réservations : Suivi des déplacements pour des congrès médicaux en Île-de-France ou ailleurs.

Under The Files vous connecte à des assistantes freelance compétentes, comme pour les cabinets médicaux.

Comment engager une secrétaire indépendante pour votre centre de téléconsultation ?

Under The Files simplifie la mise en relation avec une assistante administrative en quatre étapes :

1. Définir vos besoins : Listez les tâches (ex. : télésecrétariat, facturation) via un formulaire en ligne (5 minutes).

2. Explorer des profils : Recevez des propositions d’assistantes freelance spécialisées en téléconsultation, disponibles à distance.

3. Confirmer la mission : Signez un contrat et un NDA pour protéger les données médicales.

4. Lancer la collaboration : Démarrez immédiatement avec une flexibilité d’ajustement.

Under The Files garantit une mise en relation en 24 à 48 heures, comme pour les pharmacies.

Étude de cas : Un centre de téléconsultation optimisé par une assistante freelance

Dr. Martin, responsable d’un centre de téléconsultation à Paris, consacrait 12 heures par semaine à gérer les rendez-vous, factures, et dossiers patients. En engageant une secrétaire indépendante via Under The Files, il a transformé son organisation :

• Délégation des rendez-vous : La planification de 30 téléconsultations quotidiennes via Doctolib a libéré 6 heures par semaine, permettant au Dr. Martin de se concentrer sur les diagnostics.

• Gestion des dossiers : L’organisation de 20 dossiers patients en conformité RGPD et HDS, incluant la saisie des comptes rendus, a éliminé les erreurs administratives.

• Facturation et télétransmission : La secrétaire a géré 100 factures hebdomadaires, augmentant l’efficacité des remboursements CPAM de 20 %.

En trois mois, le centre a réduit les délais d’attente des patients et augmenté sa capacité à traiter 15 % de consultations supplémentaires. Cette collaboration, facilitée par Under The Files, a permis une gestion fluide et sécurisée, essentielle pour les données médicales.

Précautions pour une collaboration sécurisée

Pour une gestion administrative efficace dans un centre de téléconsultation, suivez ces bonnes pratiques :

• Confidentialité : Signez un NDA pour sécuriser les données patients et professionnelles.

• RGPD et HDS : Assurez-vous que l’assistante utilise des outils certifiés HDS pour les données de santé.

• Contrat précis : Définissez les tâches, délais, et conditions de résiliation dans un contrat clair.

• Test initial : Déléguez 1-2 tâches (ex. : gestion de 10 rendez-vous) pour évaluer la fiabilité.

• Suivi régulier : Planifiez des points hebdomadaires pour aligner les priorités et garantir une communication fluide.

Under The Files connecte les centres de téléconsultation à des assistantes respectant ces standards, comme pour les radiologues.

Pourquoi choisir Under The Files pour votre centre de téléconsultation ?

Under The Files se distingue par une mise en relation rapide et sécurisée :

• Profils qualifiés : Secrétaires freelance expérimentées, formées aux exigences du secteur médical et des plateformes de téléconsultation.

• Rapidité : Trouvez une assistante en 24-48 heures, idéale pour répondre aux urgences.

• Sécurité : Contrats clairs et NDA pour chaque mission, avec conformité RGPD et HDS.

• Flexibilité : Ajustez les services selon les besoins saisonniers ou les volumes de consultations.

• Support qualité : Suivi personnalisé pour une collaboration fluide, adapté aux centres de téléconsultation.

Inscrivez-vous sur Under The Files pour transformer la gestion administrative de votre centre, comme le font les dentistes !