Comment devenir secrétaire indépendante en France : guide complet

1. Comprendre le métier de secrétaire indépendante

Avant de se lancer, il est essentiel de bien définir le cadre du métier.
Une secrétaire indépendante, aussi appelée assistante administrative freelance, assistante virtuelle ou encore secrétaire externalisée, propose ses services à distance ou sur site à des entreprises, artisans, professions libérales ou particuliers.

Les missions possibles

Les tâches varient selon les clients et les spécialisations :

• Gestion des mails et appels

• Organisation d’agendas et de rendez-vous

• Rédaction et mise en forme de documents

• Saisie et classement comptable

• Préparation de devis et factures

• Suivi administratif du personnel

• Gestion de tableaux Excel ou CRM

• Relances clients / fournisseurs

• Appui à la communication (rédaction web, newsletters…)

Certaines se spécialisent : secrétaire médicale, juridique, immobilière, ou commerciale.

Les qualités indispensables

Pour réussir, il faut avant tout :

• Une grande rigueur et un sens de l’organisation

• Une autonomie totale

• Une bonne maîtrise du numérique et des outils bureautiques

• Une discrétion professionnelle absolue

• Et surtout, une capacité à communiquer efficacement à distance

Le métier demande aussi une vraie fibre entrepreneuriale : vous gérez votre temps, vos clients, vos tarifs et votre visibilité.

2. Se lancer : quelles conditions pour devenir secrétaire indépendante ?

Contrairement à un emploi salarié, créer son activité demande quelques démarches administratives, mais elles restent accessibles à toutes.

Aucune obligation de diplôme… mais des compétences clés

Aucun diplôme n’est exigé pour exercer en tant que secrétaire indépendante.
Cependant, une formation ou une expérience préalable dans le secrétariat, la comptabilité ou l’assistanat est fortement recommandée.
Des formations courtes existent en ligne (CNED, OpenClassrooms, Pôle emploi, etc.) pour se remettre à niveau sur les outils bureautiques et la gestion administrative.

Définir sa spécialisation

Avant de créer votre entreprise, prenez le temps d’identifier :

• Vos forces et expériences précédentes (ex. : secteur médical, juridique, BTP…)

• Le type de clients que vous souhaitez cibler

• Et votre positionnement (généraliste ou spécialisée)

Ce choix orientera votre communication, vos tarifs et vos outils.

3. Choisir le bon statut juridique

C’est une étape essentielle.
Plusieurs statuts sont possibles pour exercer en tant que secrétaire indépendante, chacun avec ses avantages.

Le statut micro-entrepreneur (auto-entrepreneur)

C’est le plus simple et le plus répandu pour démarrer.

Avantages :

• Création rapide et gratuite sur autoentrepreneur.urssaf.fr

• Comptabilité simplifiée

• Paiement de cotisations proportionnel au chiffre d’affaires

• Pas de TVA (jusqu’à un certain seuil)

Inconvénients :

• Plafond de chiffre d’affaires limité (77 700 € en prestations de services en 2025)

• Pas de déduction des charges réelles

• Protection sociale limitée

Le portage salarial

Idéal si vous souhaitez tester votre activité sans créer d’entreprise.

Avantages :

• Vous êtes salarié(e) d’une société de portage

• Aucune gestion administrative ni comptable

• Protection sociale du salariat

Inconvénients :

• Commissions prélevées par la société de portage (5 à 10 %)

• Moins de liberté tarifaire

• Moins intéressant à long terme financièrement

L’entreprise individuelle (EI ou EIRL) ou la SASU

Ces statuts conviennent aux assistantes expérimentées avec une clientèle établie.

Avantages :

• Image plus professionnelle

• Possibilité de déduire les charges réelles

• TVA récupérable

Inconvénients :

• Gestion plus complexe

• Coûts comptables plus élevés

💡 Pour la majorité des débuts, le statut de micro-entrepreneur reste le plus adapté.

4. Les démarches administratives à accomplir

1. Déclarer son activité sur le site de l’Urssaf

   • Activité à choisir : “Services administratifs de bureau” (code APE 8211Z)

2. Ouvrir un compte bancaire professionnel (obligatoire au-delà de 10 000 € de CA annuel)

3. Souscrire une assurance RC Pro (responsabilité civile professionnelle)

4. Créer ses documents officiels : devis, factures, CGV, mentions légales

5. Préparer ses modèles administratifs : contrats de mission, NDA, tableaux de suivi

Tu peux d’ailleurs retrouver un modèle d’accord de confidentialité (NDA) sur le site service-public.fr ou via nos modèles téléchargeables.

5. S’équiper pour bien démarrer son activité

Une secrétaire indépendante travaille souvent à distance. Pour être efficace et professionnelle, il faut disposer d’un environnement de travail fonctionnel et d’outils adaptés.

Un espace de travail ergonomique

Aménagez un coin bureau agréable et bien organisé, même à domicile :

• Un ordinateur performant

• Une bonne connexion Internet

• Un casque ou micro de qualité pour les appels et visios

• Une imprimante/scanner (si besoin de traiter des documents papier)

• Une chaise ergonomique et un éclairage suffisant

L’objectif : créer un cadre propice à la concentration et à la productivité.

Les outils essentiels

Votre quotidien reposera sur des logiciels accessibles et faciles à prendre en main.
Voici les indispensables pour une secrétaire indépendante moderne :

• Bureautique : Microsoft 365, Google Workspace, LibreOffice

• Gestion administrative : Notion, Trello, ClickUp, Asana

• Facturation et comptabilité : Freebe, Abby, Tiime, Henrri

• Partage de documents : Google Drive, Dropbox, OneDrive

• Communication : Zoom, Google Meet, Slack, WhatsApp Business

• Signature électronique : Yousign, DocuSign

• Sécurité des données : antivirus, mot de passe fort, cloud sécurisé

Ces outils vous permettront de travailler avec des clients partout en France, dans un cadre fluide et sécurisé.

6. Trouver ses premiers clients

C’est souvent la grande question des débutantes : comment décrocher ses premières missions sans réseau ni expérience freelance ?
La clé réside dans une approche structurée, combinant visibilité et relationnel.

Créer sa présence en ligne

Votre premier outil commercial, c’est votre image professionnelle :

• Créez une adresse email dédiée (ex : contact@prenom-nom.fr)

• Soignez votre profil LinkedIn et ajoutez vos prestations

• Rejoignez des groupes Facebook et forums dédiés aux freelances

• Créez une fiche Google My Business si vous travaillez localement

• Et idéalement, mettez en ligne un mini site vitrine présentant vos services, vos valeurs et vos coordonnées

💡 Astuce : le site secretaire-freelance.com vous permet de trouver vos premiers clients sans démarche commerciale complexe, en rejoignant un réseau de secrétaires indépendantes déjà référencées.

Miser sur les plateformes et les réseaux

Pour démarrer, vous pouvez aussi vous inscrire sur :

• Les plateformes spécialisées (Malt, Codeur, Freelance.com, etc.)

• Les annuaires professionnels (Pôle emploi, HelloAsso, etc.)

• Les associations locales de chefs d’entreprise (BGE, CCI, CMA)

Mais attention à ne pas dépendre uniquement des plateformes : elles peuvent être utiles pour se lancer, mais ne remplacent pas votre propre visibilité à long terme.

Le bouche-à-oreille reste la clé

Rien de plus efficace que la recommandation :

• Parlez de votre activité autour de vous

• Contactez vos anciens collègues ou employeurs

• Proposez un essai ou un petit forfait découverte à vos premiers clients

Un bon service, une bonne communication, et vos clients parleront de vous.

7. Déterminer ses tarifs et gérer la facturation

Comment fixer son tarif ?

En moyenne, une secrétaire indépendante débute entre 25 € et 40 € de l’heure selon son expérience et sa spécialisation.
Mais plutôt que de raisonner en taux horaire, il est souvent plus intéressant de proposer :

• des forfaits mensuels (ex : 10h, 20h, 40h)

• des packs mission (ex : gestion facturation, suivi client, gestion d’agenda)

Cela vous positionne comme une prestataire de valeur plutôt qu’une simple exécutante.

La facturation et les obligations légales

• Émettre des factures conformes avec vos mentions légales (nom, SIRET, date, TVA si applicable)

• Tenir un livre de recettes (obligatoire en micro-entreprise)

• Déclarer votre chiffre d’affaires chaque mois ou trimestre sur le site de l’URSSAF

• Prévoir une provision pour vos cotisations sociales (22 % environ du CA)

💡 Utilisez un outil de facturation automatisé (comme Abby, Freebe ou Tiime) pour gagner du temps et éviter les erreurs.

8. Fidéliser et structurer sa relation client

Une fois vos premiers contrats signés, l’objectif est de bâtir des collaborations durables et sereines.

Communiquez avec clarté

• Définissez précisément les tâches confiées dès le départ

• Planifiez des points réguliers avec vos clients

• Tenez-les informés de l’avancement de vos missions

Un bon suivi renforce la confiance et ouvre la voie à d’autres missions.

Restez professionnelle à distance

• Répondez rapidement aux messages

• Respectez les délais annoncés

• Protégez les données confidentielles

• Utilisez un ton professionnel et courtois, même par email

L’objectif : devenir une référence fiable dans leur organisation.

Développez votre activité

Une fois stable, vous pouvez :

• Monter en compétences (formation bureautique, comptable, RH, etc.)

• Diversifier vos prestations

• Créer une micro-agence d’assistantes freelances

• Ou même accompagner d’autres assistantes dans leur lancement