Secrétariat à distance pour ergothérapeutes : trouvez votre assistante freelance en 2025

Les bénéfices du secrétariat à distance pour les ergothérapeutes

Faire appel à une assistante indépendante pour un secrétariat à distance améliore l’organisation des ergothérapeutes :

• Gain de temps : Consacrez plus d’heures aux évaluations et aux séances de rééducation plutôt qu’à l’administratif.
• Flexibilité : Adaptez les prestations aux périodes chargées, comme les bilans de rentrée ou les suivis intensifs.
• Économies : Réduisez les coûts par rapport à un salarié, en évitant les charges sociales.
• Conformité RGPD : Les secrétaires freelance sécurisent les données sensibles des patients.
• Efficacité : Une assistante gère rapidement les reprogrammations ou demandes urgentes des patients ou familles.

Exemple : Un ergothérapeute déléguant 20 rendez-vous hebdomadaires gagne 6 heures par semaine, qu’il utilise pour des évaluations supplémentaires.

Under The Files met en relation les ergothérapeutes avec des secrétaires freelance pour une gestion optimisée.

Quelles missions confier à une secrétaire indépendante ?

Une assistante freelance prend en charge des tâches essentielles pour les ergothérapeutes, libérant du temps pour les soins :

1. Télésecrétariat

• Gestion des rendez-vous : Prise, modification, ou annulation des consultations, bilans ergothérapiques, ou suivis.
• Réponses aux appels ou emails des patients, familles, ou institutions pour des informations ou urgences.
• Coordination avec des médecins, psychomotriciens, ou orthophonistes pour des prises en charge pluridisciplinaires.

2. Gestion des dossiers patients

• Mise à jour des fichiers patients (bilans fonctionnels, recommandations) en respectant le RGPD.
• Classement des comptes-rendus, rapports d’évaluation, ou prescriptions médicales.
• Préparation des documents pour les mutuelles, MDPH (Maisons Départementales des Personnes Handicapées), ou autres institutions.

Exemple : Un ergothérapeute confie l’archivage de 30 dossiers mensuels, réduisant ses tâches administratives de 4 heures par semaine.

3. Facturation et relances

• Émission des factures pour les consultations, bilans, ou interventions ergothérapiques.
• Relances des paiements auprès des patients ou des mutuelles.
• Gestion des remboursements avec la CPAM ou les assurances privées, si applicable.

4. Organisation et communication

• Gestion des agendas pour optimiser les plannings du cabinet, des visites à domicile, ou des interventions en institution.
• Envoi de rappels aux patients ou familles pour réduire les absences.
• Coordination des réunions avec les équipes médicales ou des formations professionnelles.

Under The Files connecte les ergothérapeutes à des secrétaires freelance compétentes pour ces missions.

Comment mettre en place un secrétariat à distance avec Under The Files ?

Under The Files rend l’engagement d’une assistante indépendante simple et rapide pour les ergothérapeutes :

1. Identifier vos besoins

Précisez les tâches à déléguer (ex. : télésecrétariat, facturation) et le volume horaire souhaité. Un formulaire en ligne prend 5 minutes.

2. Découvrir des profils adaptés

Under The Files propose des secrétaires freelance expérimentées, disponibles à distance, avec une expertise dans le secteur paramédical.

3. Valider la collaboration

Échangez avec l’assistante pour confirmer ses compétences. Signez un contrat clair et un NDA pour protéger les données des patients.

4. Démarrer la mission

La collaboration commence immédiatement, entièrement à distance. Ajustez les tâches ou heures selon les besoins de votre cabinet.

Under The Files garantit une mise en relation rapide pour un secrétariat à distance efficace.

Pourquoi les ergothérapeutes ont besoin d’un secrétariat à distance ?

Les ergothérapeutes, qu’ils exercent en cabinet libéral, à domicile, ou en collaboration avec des écoles, hôpitaux, ou EHPAD, doivent gérer une charge administrative conséquente. La gestion des rendez-vous, dossiers patients, et facturations peut nuire à la qualité des soins et à l’expérience des patients, surtout avec la forte demande pour les bilans et interventions ergothérapiques en 2025. Environ 40 % des ergothérapeutes libéraux externalisent leur secrétariat, selon les tendances des organisations professionnelles. Une secrétaire indépendante à distance permet de structurer le cabinet tout en respectant les normes RGPD, essentielles pour les données de santé. Ce modèle réduit les erreurs de planning, améliore la communication avec les patients et les familles, et libère du temps pour les évaluations, les interventions, ou le développement de la patientèle.

Under The Files répond à ces défis en connectant les ergothérapeutes à des assistantes freelance spécialisées.

Précautions pour une délégation sécurisée

Pour un secrétariat à distance en toute sérénité, adoptez ces pratiques :

• Confidentialité : Signez un NDA pour sécuriser les dossiers patients et données sensibles.
• RGPD : Vérifiez que l’assistante respecte les normes de protection des données médicales.
• Contrat précis : Définissez les tâches, délais, et modalités de résiliation.
• Phase de test : Commencez par déléguer 1-2 tâches (ex. : 10 rendez-vous) pour évaluer la collaboration.
• Suivi régulier : Organisez des points hebdomadaires pour aligner les priorités.

Under The Files vous connecte à des secrétaires respectant ces exigences, avec un accent sur la sécurité.

Étude de cas : Une ergothérapeute à Lyon recentrée sur ses patients

Clémentine, ergothérapeute à Lyon, passait 12 heures par semaine sur ses rendez-vous, factures, et dossiers patients. En engageant une secrétaire indépendante via Under The Files, elle a :

• Délégué la gestion de 20 rendez-vous hebdomadaires, libérant 6 heures par semaine.
• Classé 30 dossiers mensuels en conformité RGPD, réduisant les risques d’erreurs.
• Sécurisé ses données avec un NDA, renforçant la confiance des patients et familles.

En trois mois, Clémentine a augmenté ses interventions de 15 % et amélioré l’expérience patient dans son cabinet.

Pourquoi choisir Under The Files pour votre cabinet d’ergothérapie ?

Under The Files offre une mise en relation humaine, rapide, et sécurisée, idéale pour les ergothérapeutes :

• Profils vérifiés : Secrétaires freelance expérimentées, spécialisées dans le secteur paramédical.
• Rapidité : Trouvez une assistante en 48 heures.
• Sécurité : Contrats clairs et NDA pour chaque mission.
• Flexibilité : Ajustez les missions selon vos besoins, sans engagement.
• Accompagnement : Suivi qualité pour une collaboration fluide.

Exemple : Un ergothérapeute passe de 5 à 12 heures mensuelles avec une assistante, optimisant ses plannings et facturations.

Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur Under The Files pour trouver votre assistante freelance et transformer la gestion de votre cabinet d’ergothérapie !