Secrétariat à distance pour avocats : trouvez votre assistante freelance en 2025

Les bénéfices du secrétariat à distance pour les avocats

Faire appel à une assistante indépendante pour un secrétariat à distance améliore l’organisation des avocats :

• Gain de temps : Consacrez plus d’heures aux consultations, audiences, ou rédaction d’actes plutôt qu’à l’administratif.

• Flexibilité : Adaptez les prestations aux périodes chargées, comme les clôtures de dossiers ou les procès.

• Économies : Réduisez les coûts par rapport à un salarié, en évitant les charges sociales.

• Conformité RGPD : Les secrétaires freelance sécurisent les données sensibles des clients, essentielles en droit.

• Efficacité : Une assistante gère rapidement les reprogrammations ou demandes urgentes des clients ou tribunaux.

Exemple : Un avocat déléguant 20 rendez-vous hebdomadaires gagne 6 heures par semaine, qu’il utilise pour préparer des plaidoiries.

Under The Files vous connecte à des secrétaires freelance pour une gestion optimisée, comme pour les notaires.

Quelles missions confier à une secrétaire indépendante ?

Une assistante freelance prend en charge des tâches essentielles pour les avocats, libérant du temps pour le travail juridique :

1. Télésecrétariat

• Gestion des rendez-vous : Prise, modification, ou annulation des consultations, réunions, ou audiences.

• Réponses aux appels ou emails des clients, confrères, ou tribunaux pour des informations ou urgences, avec professionnalisme.

• Coordination avec des experts judiciaires, huissiers, ou greffiers pour les démarches ou dépôts.

2. Gestion des dossiers clients

• Mise à jour des fichiers clients (contrats, pièces judiciaires, correspondances) en respectant le RGPD.

• Classement des documents juridiques, actes, ou décisions de justice.

• Préparation des dossiers pour les audiences ou les signatures avec les clients.

Exemple : Un avocat confie l’archivage de 25 dossiers mensuels, réduisant ses tâches administratives de 4 heures par semaine.

3. Facturation et relances

• Émission des factures pour les consultations, honoraires, ou provisions.

• Relances des paiements auprès des clients, avec tact et confidentialité.

• Gestion des notes de frais ou des dépôts de garantie pour les procédures.

4. Organisation et communication

• Gestion des agendas pour optimiser les plannings du cabinet, des audiences, ou des déplacements.

• Envoi de rappels aux clients pour réduire les absences aux consultations ou dépôts de documents.

• Coordination des réunions avec les associés ou des formations continues obligatoires.

Under The Files vous connecte à des secrétaires freelance compétentes pour ces missions, similaires à celles proposées pour les experts-comptables.

Comment mettre en place un secrétariat à distance avec Under The Files ?

Under The Files rend l’engagement d’une assistante indépendante simple et rapide pour les avocats :

1. Identifier vos besoins

Précisez les tâches à déléguer (ex. : télésecrétariat, facturation) et le volume horaire souhaité. Un formulaire en ligne prend 5 minutes.

2. Découvrir des profils adaptés

Under The Files propose des secrétaires freelance expérimentées, disponibles à distance, avec une expertise dans le secteur juridique.

3. Valider la collaboration

Échangez avec l’assistante pour confirmer ses compétences. Signez un contrat clair et un NDA pour protéger les données des clients.

4. Démarrer la mission

La collaboration commence immédiatement, entièrement à distance. Ajustez les tâches ou heures selon les besoins de votre cabinet.

Under The Files garantit une mise en relation rapide pour optimiser votre secrétariat, comme pour les architectes.

Pourquoi les avocats ont besoin d’un secrétariat à distance ?

Les avocats, qu’ils exercent en cabinet individuel, en société, ou en collaboration, doivent gérer une charge administrative conséquente. La gestion des rendez-vous, dossiers clients, et facturations peut nuire à la qualité du conseil juridique et à l’expérience des clients, surtout avec la complexité croissante des affaires en 2025, liée à l’évolution des réglementations et des litiges. Environ 50 % des avocats libéraux externalisent leur secrétariat, selon les tendances du CNB. Une secrétaire indépendante à distance permet de structurer le cabinet tout en respectant les normes RGPD, essentielles pour les données sensibles. Ce modèle réduit les erreurs de planning, améliore la communication avec les clients et les instances judiciaires, and libère du temps pour les consultations, les audiences, ou la formation continue.

Under The Files répond à ces défis en vous connectant à des secrétaires freelance spécialisées.

Précautions pour une délégation sécurisée

Pour un secrétariat à distance en toute sérénité, adoptez ces pratiques :

• Confidentialité : Signez un NDA pour sécuriser les dossiers clients et données sensibles.

• RGPD : Vérifiez que l’assistante respecte les normes de protection des données juridiques.

• Contrat précis : Définissez les tâches, délais, et modalités de résiliation.

• Phase de test : Commencez par déléguer 1-2 tâches (ex. : 10 rendez-vous) pour évaluer la collaboration.

• Suivi régulier : Organisez des points hebdomadaires pour aligner les priorités.

Under The Files vous connecte à des secrétaires respectant ces exigences, avec un accent sur la sécurité, comme pour les huissiers.

Étude de cas : Un avocat à Paris recentré sur ses dossiers

Maître Claire, avocate à Paris spécialisée en droit des affaires, passait 14 heures par semaine sur ses rendez-vous, factures, et dossiers clients. En engageant une secrétaire indépendante via Under The Files, elle a :

• Délégué la gestion de 20 rendez-vous hebdomadaires, libérant 6 heures par semaine.

• Classé 25 dossiers mensuels en conformité RGPD, réduisant les risques d’erreurs.

• Sécurisé ses données avec un NDA, renforçant la confiance des clients et confrères.

En trois mois, Maître Claire a augmenté ses consultations de 20 % et amélioré la gestion de ses dossiers complexes.

Pourquoi choisir Under The Files pour votre cabinet d’avocat ?

Under The Files offre une mise en relation humaine, rapide, et sécurisée, idéale pour les avocats :

• Profils vérifiés : Secrétaires freelance expérimentées, spécialisées dans le secteur juridique.

• Rapidité : Trouvez une assistante en 48 heures.

• Sécurité : Contrats clairs et NDA pour chaque mission.

• Flexibilité : Ajustez les missions selon vos besoins, sans engagement.

• Accompagnement : Suivi qualité pour une collaboration fluide.

Exemple : Un avocat passe de 5 à 15 heures mensuelles avec une assistante, optimisant ses plannings et facturations.

Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur Under The Files pour transformer la gestion de votre cabinet d’avocat, comme le font les géomètres-experts !