Modèle d’email 2025 : Demande de suivi hebdomadaire pour assistantes freelance

Modèle d’email : Demande de suivi hebdomadaire

Voici un modèle d’email clair et professionnel, adaptable à différents clients :

Subject: Suivi hebdomadaire – Point sur vos priorités et tâches
Bonjour [Nom du client],

J’espère que vous allez bien. Comme convenu, je vous envoie un point hebdomadaire pour faire le suivi des tâches en cours et aligner nos priorités pour la semaine à venir.

Résumé des tâches réalisées cette semaine :

• [Tâche 1, ex. : Création et envoi de 5 factures via QuickBooks]

• [Tâche 2, ex. : Planification de 10 rendez-vous dans Calendly]

• [Tâche 3, ex. : Archivage de 20 documents dans Google Drive]

Tâches prévues pour la semaine prochaine :

• [Tâche 1, ex. : Relance des factures en attente]

• [Tâche 2, ex. : Préparation d’un devis pour un nouveau projet]

Questions ou points à clarifier :

• Avez-vous des retours sur les tâches réalisées ?

• Y a-t-il des priorités spécifiques à ajouter ?

• Souhaitez-vous un appel rapide (15 min) pour discuter ?

N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou besoins supplémentaires. Je reste disponible pour ajuster notre collaboration afin qu’elle réponde au mieux à vos attentes.

Bonne journée,
[Votre prénom et nom]
Assistante freelance
[Votre contact, ex. : email, téléphone]

Impact chiffré: Un email de suivi bien structuré réduit les malentendus de 40 %, soit 1 heure économisée par semaine pour 3 clients.

Under The Files aide les assistantes à établir une communication professionnelle avec leurs clients.

Comment personnaliser et optimiser cet email

Pour maximiser l’efficacité de votre email de suivi, suivez ces 8 conseils :

1. Adapter le ton au client

Ajustez le style selon le profil du client :

• Artisan : Ton direct et pragmatique (ex. : “Point rapide sur vos factures”).

• PME : Ton formel et structuré (ex. : “Rapport hebdomadaire des tâches”).

• Professionnel de santé : Ton courtois et précis (ex. : “Suivi des rendez-vous”).

Utilisez Gmail ou Outlook pour sauvegarder des brouillons adaptés..

2. Être concis et clair

Limitez l’email à 150-200 mots pour respecter le temps du client. Structurez avec :

• Une introduction brève (2 phrases).

• Des listes à puces pour les tâches.

• Une conclusion avec un appel à l’action.

Under The Files connecte les assistantes à des clients appréciant la clarté.

3. Inclure des détails spécifiques

Mentionnez des tâches précises avec des outils utilisés (ex. : “Archivage dans Google Drive”). Cela montre votre professionnalisme et facilite le suivi.

4. Proposer un échange interactif

Encouragez le dialogue en posant des questions ouvertes :

• “Quelles sont vos priorités pour la semaine ?”

• “Y a-t-il des ajustements à prévoir ?”

Proposez un appel via Zoom si nécessaire.

5. Planifier l’envoi à un moment stratégique

Envoyez l’email à un moment où le client est disponible :

• Lundi matin : Pour planifier la semaine.

• Vendredi après-midi : Pour clôturer la semaine.
  Utilisez Gmail pour programmer l’envoi.

Under The Files aide à collaborer avec des clients réactifs.

6. Utiliser des outils pour automatiser

Automatisez la rédaction ou l’envoi :

• Zapier : Connectez Gmail à Trello pour inclure automatiquement les tâches terminées.

• Mailchimp : Créez des modèles d’email réutilisables.

• Notion : Stockez des brouillons pour chaque client.

7. Respecter les normes RGPD

Assurez-vous que l’email respecte le RGPD :

• Ne mentionnez pas de données sensibles (ex. : noms de patients).

• Stockez les échanges dans Google Drive avec accès sécurisé.

• Incluez une signature avec vos coordonnées professionnelles.

Under The Files facilite les collaborations avec des clients exigeant la sécurité.

8. Suivre les réponses et relancer si nécessaire

Vérifiez les réponses dans les 48 heures. Si silence :

• Envoyez une relance polie (ex. : “Je me permets de vous relancer pour vos retours”).

• Utilisez Gmail pour programmer une relance automatique.

Quand utiliser ce modèle d’email

Utilisez ce modèle dans ces situations :

• Début de collaboration : Pour établir une routine de suivi.

• Projets complexes : Pour aligner les priorités (ex. : gestion de 20 factures).

• Clients multiples : Pour organiser les tâches de 3+ clients.

• Périodes chargées : Pour éviter les oublis pendant les pics d’activité.

Under The Files aide les assistantes à gérer plusieurs clients efficacement.

Étude de cas : Une assistante freelance performante

Sophie, assistante freelance à Lyon, utilise Under The Files pour trouver des clients. En adoptant ce modèle d’email, elle a :

• Réduit le temps de suivi de 3 à 1 heure par semaine pour 4 clients.

• Augmenté la satisfaction client de 30 % grâce à des emails clairs.

• Décroché un contrat supplémentaire grâce à une communication proactive.

En trois mois, Sophie a doublé ses revenus, travaillant 20 heures par semaine pour 6 clients.

Outils recommandés pour gérer les suivis

Pour optimiser vos emails de suivi, utilisez :

• Gmail : Programmation et gestion des emails.

• Trello : Suivi des tâches mentionnées dans l’email.

• Zapier : Automatisation des envois et rappels.

• Google Drive : Stockage sécurisé des échanges.

• Calendly : Proposition de créneaux pour les appels.

Ces outils garantissent une communication fluide et professionnelle.

Pourquoi utiliser ce modèle avec Under The Files en 2025 ?

Un suivi hebdomadaire bien géré renforce la confiance client, réduit les erreurs, et optimise votre temps en tant qu’assistante freelance. Ce modèle d’email vous aide à communiquer efficacement, économisant jusqu’à 2 heures par semaine. Under The Files connecte les assistantes à des artisans, PME, associations, et professionnels de santé en France qui valorisent une communication proactive. Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur Under The Files pour trouver des clients et transformer votre organisation en atout professionnel.