Comment déléguer son administratif sans perdre le contrôle en 2025 ?

10 étapes pour déléguer son administratif en toute sérénité

Voici 10 étapes pratiques pour les clients souhaitant déléguer leurs tâches administratives sans perdre le contrôle, avec des outils et des impacts chiffrés.

1. Identifier les tâches à déléguer

Commencez par lister les tâches administratives chronophages. Exemples :

• Facturation : Création et relance de factures.

• Planification : Gestion des rendez-vous.

• Archivage : Organisation des contrats ou documents.

Utilisez un outil comme Google Sheets pour auditer vos besoins hebdomadaires.

Impact chiffré: Identifier les tâches prend 1 heure mais économise 5 heures par mois pour une PME avec 20 factures mensuelles.

Under The Files aide à trouver des assistantes adaptées à ces besoins.

2. Définir des processus clairs

Établissez des procédures pour chaque tâche déléguée. Par exemple :

• Pour les factures : Fournir un modèle dans Excel.

• Pour les rendez-vous : Indiquer les créneaux via Calendly.

• Pour les emails : Rédiger des réponses types.

Documentez ces processus dans Google Docs pour les partager.

Impact chiffré: Des processus clairs réduisent les erreurs de 50 %, soit 2 heures par semaine pour un artisan gérant 10 clients.

Under The Files connecte les clients à des secrétaires qui respectent ces directives.

3. Choisir une assistante fiable

Sélectionnez une assistante indépendante via une plateforme comme Under The Files. Vérifiez :

• Les avis ou références des clients précédents.

• La compatibilité avec vos besoins (ex. : facturation pour PME).

• La disponibilité pour des missions ponctuelles ou régulières.

Impact chiffré: Une assistante fiable augmente l’efficacité de 30 %, soit 3 heures économisées par semaine pour 5 tâches déléguées.

4. Signer un accord de confidentialité (NDA)

Protégez vos données avec un NDA avant de déléguer des documents sensibles (ex. : contrats, factures). Incluez :

• Les obligations de confidentialité.

• Les documents concernés.

• Les sanctions en cas de violation.

Utilisez DocuSign pour une signature électronique sécurisée.

Impact chiffré: Un NDA réduit les risques de fuite de données de 90 %, renforçant la sécurité pour 100 % des clients.

Under The Files facilite l’accès à des assistantes respectant ces accords.

5. Utiliser des outils sécurisés pour partager les documents

Transférez les documents via des plateformes conformes au RGPD :

• Google Drive ou Dropbox : Stockage avec accès limités.

• WeTransfer : Envoi de fichiers volumineux.

• Slack : Communication sécurisée pour les échanges rapides.

Limitez les accès aux seuls documents nécessaires.

Impact chiffré: Des outils sécurisés réduisent les violations de données de 95 %, protégeant la confiance client.

Under The Files met en relation avec des secrétaires qui utilisent ces solutions.

6. Établir un système de suivi des tâches

Mettez en place un suivi pour garder le contrôle :

• Trello : Créez un tableau avec les tâches (À faire, En cours, Terminé).

• Google Sheets : Suivez les factures ou rendez-vous délégués.

• Notion : Centralisez les rapports d’activité.

Demandez des mises à jour hebdomadaires (ex. : rapport de 10 minutes).

Impact chiffré: Un suivi structuré réduit les erreurs de 40 %, soit 1,5 heure par semaine pour 6 tâches déléguées.

7. Communiquer régulièrement avec l’assistante

Planifiez des points réguliers pour aligner les attentes :

• Réunions hebdomadaires de 15 minutes via Zoom.

• Échanges via Slack pour les questions rapides.

• Envoi d’un brief hebdomadaire dans Google Docs.

Clarifiez les priorités et ajustez les tâches si nécessaire.

Impact chiffré: Une communication régulière réduit les malentendus de 35 %, soit 1 heure par semaine pour 5 clients.

Under The Files aide à trouver des assistantes ouvertes à une communication fluide.

8. Vérifier la qualité des tâches déléguées

Auditez régulièrement le travail de l’assistante :

• Vérifiez 10 % des factures ou devis envoyés.

• Contrôlez les rendez-vous planifiés dans Google Agenda.

• Évaluez les documents archivés dans Google Drive.

Utilisez une grille d’évaluation simple dans Excel.

Impact chiffré: Des vérifications régulières réduisent les erreurs de 60 %, soit 2 heures par mois pour une PME.

Under The Files connecte les clients à des secrétaires qui acceptent ce suivi.

9. Automatiser les tâches répétitives

Collaborez avec l’assistante pour automatiser certaines tâches :

• Zapier : Connectez Google Agenda à Slack pour des rappels.

• QuickBooks : Automatisez les relances de factures.

• Mailchimp : Programmez des emails types.

L’assistante peut configurer ou superviser ces automatisations.

Impact chiffré: L’automatisation économise 4 heures par semaine pour 10 tâches répétitives.

Under The Files facilite la délégation à des assistantes prêtes à optimiser.

10. Évaluer et ajuster la délégation

Après 1 mois, évaluez l’impact de la délégation :

• Mesurez le temps gagné avec Google Sheets.

• Sollicitez les retours de l’assistante sur les processus.

• Ajustez les tâches déléguées (ex. : ajouter l’archivage).

Planifiez des ajustements tous les 3 mois.

Impact chiffré: Une évaluation mensuelle améliore l’efficacité de 20 %, soit 2 heures par semaine pour 8 tâches.

Under The Files aide les clients à trouver des secrétaires flexibles.

Précautions pour rester en contrôle

Pour déléguer sans risque, suivez ces conseils :

• Limiter les accès : Ne partagez que les documents nécessaires.

• Utiliser le RGPD : Assurez-vous que l’assistante respecte les règles de confidentialité.

• Conserver des backups : Gardez des copies des documents sur un serveur local.

• Tester progressivement : Commencez par déléguer 1-2 tâches avant d’augmenter.

• Contractualiser : Incluez des clauses de résiliation dans le contrat.

Impact chiffré: Ces précautions réduisent les risques de perte de contrôle de 90 %, rassurant 100 % des clients.

Avantages de déléguer avec contrôle

Déléguer son administratif tout en restant maître offre des bénéfices :

• Gain de temps : Jusqu’à 10 heures par semaine pour une PME avec 30 factures mensuelles.

• Réduction des erreurs : 40 % d’erreurs en moins dans la facturation.

• Flexibilité : Adaptez la délégation aux pics d’activité.

• Sécurité : Respect du RGPD avec des outils sécurisés.

• Focus stratégique : Les artisans ou professionnels de santé se concentrent sur leur expertise.

Under The Files connecte les clients à des assistantes qui respectent ces priorités.

Étude de cas : Un artisan qui garde le contrôle

Paul, un artisan plombier à Nantes, passait 12 heures par semaine sur son administratif. En engageant une assistante indépendante via Under The Files, il a :

• Délégué 20 factures mensuelles, économisant 4 heures par semaine.

• Mis en place un suivi via Trello, réduisant les erreurs de 50 %.

• Signé un NDA pour protéger ses contrats, assurant la sécurité.

En trois mois, Paul a gagné 8 heures par semaine et augmenté ses chantiers de 15 %.

Outils recommandés pour une délégation contrôlée

Pour déléguer en toute sécurité, utilisez :

• Google Drive : Stockage sécurisé des documents.

• Trello : Suivi des tâches déléguées.

• DocuSign : Contrats et NDA signés électroniquement.

• Slack : Communication rapide et sécurisée.

• Zapier : Automatisation des tâches répétitives.

Ces outils, combinés à une assistante, garantissent un contrôle total.

Pourquoi déléguer avec Under The Files en 2025 ?

Déléguer son administratif sans perdre le contrôle permet aux artisans, PME, associations, et professionnels de santé d’optimiser leur temps tout en sécurisant leurs données. Under The Files vous connecte à des secrétaires freelance fiables pour gérer factures, rendez-vous, ou archivage. En suivant ces étapes, vous économisez jusqu’à 10 heures par semaine, respectez le RGPD, et restez maître de votre gestion administrative. Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur Under The Files pour simplifier votre quotidien et booster votre activité.